_{^{UTKAST 2018-05-28}}

ITF:s behandling av personuppgifter

Personuppgiftshantering

Alla personuppgifter hanteras i enlighet med kraven i det europeiska dataskyddsdirektivet (GDPR).

Dina rättigheter

Som medlem/deltagare kan du själv logga in och kontrollera/uppdatera din lämnade uppgifter.

Du har rätt till tillgång, rättelse, begränsning, invändning, radering och dataportabilitet.
Vänligen kontakta kansliet om du vill ha hjälp med något av detta.

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för itf är styrelsen. Ansvarig kontaktperson är ordföranden.
E-post: (adressen är inte klickbar för att försvåra att den skördas av spamrobotar).

Den korta och översiktliga versionen för dig som ansökt om medlemsskap i itf, eller som deltagit i itf:s aktiviteter:

Detta kan vara bra att känna till (mer detaljer beskrivs nedan).

• Itf samlar inte in uppgifter från besökare på ITF:s webbstation
• Itf använder ett datorbaserat system för att hantera de uppgifter du lämnar till föreningen i förbindelse med ditt medlemsskap eller deltagande i föreningsaktiviteter
• Itf lagrar därutöver de uppgifter kopplade till dig som behövs för föreningens administration och uppföljning
• Tillträde till dessa uppgifter ges endast för föreningens funktionärer, och då under sekretess
• För att leva upp till föreningens mål att främja kontakt mellan personer intresserade av professionell automation publicerar föreningen deltagarlistor till föreningens aktiviteter samt ger medlemmar möjlighet att under strikta begränsningar söka efter ditt namn.- men dina kontaktuppgifter lämnas då inte ut.
• Itf lämnar generellt inte ut dina personliga uppgifter till tredje part (utöver vad som krävs för att fullgöra föreningens skyldigheter gentemot dig. Exempelvis ger vi distributören av Tidningen Automation tillgång till din leveransadress.)

Du kan när som helst gå in på din matrikelsida och kontrollera/uppdatera de uppgifter du lämnat föreningen. Du jkan också kontakta kansliet för få reda på vilka uppgifter vi har registrerade. Om något är fel och du inte kan/vill korrigera det själv så är det bara att kontakta kansliet så får du hjälp.

Hantering av personuppgifter från besökare på hemsidan

Itf samlar inte in personuppgifter från besökare på itf:s webbsidor.

Hantering av personuppgifter från medlemmar

Du som blir medlem i föreningen uppmanas att lämna dina kontaktuppgifter samt övriga uppgifter som hjälper dig själv, föreningen och kansliet i dess arbete.

Dina uppgifter lagras (med ditt medgivande) elektroniskt och visas på "Dina Sidor". Du kan efter inloggning när som helst kontrollera och uppdatera dem själv.

Uppgifterna används av föreningen i den kontaktskapande verksamheten som är ett av föreningens viktigaste syften.

Vi vill att Du registrerar ditt namn, ditt telefonnummer, din anställningsplats, din födelsetid, din mejladress och leveransadressen för tidningen Automation på ett korrekt sätt. Övriga uppgifter är frivilliga. Syftet med dem är att underlätta kommunikationen mellan dig och föreningen.

Som medlem får du information om föreningens aktiviteter per e-post ett fåtal gånger per halvår. Samt i förekommande fall även någon information via kuvert-post.

När du anmäler dig till föreningens aktiviteter kopieras relevanta kontaktuppgifter över från medlemsmatrikeln till deltagarlistan för aktiviteten.

Dina uppgifter lagras i föreningens medlemsmatrikel på nätet. Det är bara du och föreningens administratörer som efter inloggning har getts tillgång till dina uppgifter.

Utlämning av medlems matrikeluppgifter till tredje part

ITF delar inte matrikeluppgifter med tredje part.

Itf värnar sina medlemmars integritet och har en mycket restriktiv policy för tredje parts utskick till itf:s medlemmar.

Om styrelsen bedömer att viss information har stort intresse för de allra flesta av föreningens medlemmar, kan föreningens styrelse besluta att assistera tredje part med utskick. Utskick av information sköts oftast genom föreningens eget kansli - inga kontaktuppgifter lämnas ut till tredje part.

När det har praktiska fördelar kan tredje part att själv göra kuvert-utskick. Då levererar itf adressetiketter med strikta villkor om att adressuppgifterna inte får användas av tredje part för att bygga upp, komplettera, eller korrigera tredje parts eget register och inte heller delges obehöriga. Inga adressuppgifter lämnas normalt på fil.

(Undantaget utgörs av föreningens utskick av tidningen Automation som sköts av tidningen med stöd av aktuella adressuppgifter från itf.)

Medlemmarnas personsökfunktion

Som om en service till itf:s medlemmar har föreningen en personsökfunktion baserad på Namn och Företag (och Ort?).

Sökfunktionen är endast tillgänglig för föreningens medlemmar och får inte användas för att bygga upp eller komplettera privata eller företagskopplade personregister. 

Varje sökning kan ge max 5 träffar. Vid träff erbjuds den sökande att skicka ett e-postmeddelande till dig - dock utan att ha fått tillgång till din e-postadress. Det är du själv som avgör om du vill lämna ut din e-postadress eller andra kontaktuppgifter till den medlem som söker kontakt med dig. 

Hantering av personuppgifter för personer som anmäler sig till föreningens aktiviteter

Du som anmäler dig till någon av föreningens aktiviteter uppmanas att lämna dina kontaktuppgifter samt övriga uppgifter rörande ditt deltagande i aktiviteten.

Dina lagrade uppgifter visas på "Dina Sidor" och används sedan av föreningen i det administrativa arbetet, samt för fakturering av dina kostnader för deltagandet.

En deltagarlista (namn + företag) kan publiceras i samband med större evenemang.

Som tidigare deltagare i föreningens aktiviteter kan du bl.a. få erbjudande om medlemsskap i föreningen samt information om kommande aktiviteter av intresse för dig.

Hantering av personuppgifter för potentiella utställare och föredragshållare vid föreningens aktiviteter

Föreningen för ett kontaktregister över företag som är potentiella utställare och föredragshållare vid föreningens aktiviteter.

Där lagras, förutom uppgifter om företaget/organisationen, även uppgift om namn och e-postadress till företagets kontaktpersoner. I samband med inbjudan att ställa ut skickas även användarnamn och lösenord till de aktuella kontaktpersonerna som sedan kan kontrollera/uppdatera alla lagrade uppgifter.

Hantering av övriga personuppgifter

Utskick av specifik information kan ske till specifika kontaktgrupper enligt kontaktlistor som skapas efter behov. För närvarande används kontaktlistor till Press (främst för information om ITF Automationspris) samt för utskick till Tekniklärare (främst för information om ITF Automationsdagar samt ITF Automationspris).

Adresserna är oftast generiska (typ. tips@tidningen.se, eller info@gymnasiet.se) men, beroende på företagets/organisationens policy, kan e-postadressen även innehålla personnamn.

Alla utskick anger tydligt ITF som avsändare samt att den aktuella mottagaradressen kan korrigeras eller tas bort genom ett meddelande till itf kansli.

Alla registrerade kontaktuppgifter bevaras av ITF så länge de behövs för fullgörande av ITFs funktion.

Därefter rensas de bort ur registren. Det innebär att uppgifter om tidigare medlemsskap och tidigare deltagande i itf aktiviteter rensas ut efter fem (tio) år.

Tio-års-gränsen avser viss ekonomisk information som är en del av itfs bokföring.

Om du inte längre önskar information från ITF

Som medlem i itf eller som deltagare i en itf-aktivitet har du själv angivit dina kontaktuppgifter och så länge du är aktiv så behövs dessa uppgifter för föreningens information till dig och för föreningens uppföljning av ekonomi och genomförda aktiviteter.

Om du upptäcker att föreningen använder en felaktig eller en oönskad kontaktadress behöver du bara kontakta föreningens kansli så hjälper de dig att korrigera, eller ta bort, den aktuella adressen. (Om du inte själv har möjlighet att logga in och utföra korrigeringen).

Kontaktuppgifter till kansliet hittar du här.