Varför publicera föredragsdokumentation

Denna text är skriven för att motivera dig som tycker att det är svårt att hinna med att leverera dokumentationen i tid till ditt föredrag vid itf Automationsdagar (eller till itf Utbildningsdag).

Det är varken svårt eller onödigt. Det är bra både för dig och ditt företag att du lämnar över en bra dokumentation till konferensdeltagarna. Och inte minst - En bra dokumentation kommer att uppskattas av din åhörare. 

Tycker du att denna text är för lång - rulla då åtminstone ner till de bägge sammanfattningarna längst ner på sidan och läs dem. Och tänk på att "Jobbet är inte klart innan det är färdigdokumenterat".

Bakgrund

Som föredragshållare ställer man upp och delar med sig av sin kunskap och erfarenhet till konferensdeltagarna. Det är inget konstigt med det, det ligger liksom i hela itf:s verksamhetsidé - att vi skall komma samman och utveckla oss själva och varandra inom vårt favoritområde, professionell automation.

itf slutade för ett antal år sedan att distribuera konferensdokumentationen till konferensdeltagarna på papper, och efter ett par år med dokumentationen på minnesstickor publiceras numera konferensdokumentationen enbart på nätet.

I de allra flesta fall innebär det inget merarbete för föreläsaren att ladda upp sin dokumentation på nätet (det görs enkelt från föreläsarens inloggningssida). itf har inga formella krav på hur konferensdokumentationen skall utföras. Föredragshållaren och föredragshållarens företag är ju angelägna om att lämna ett bra intryck efter sig och då är det naturligtvis så att en bra dokumentation är en viktig del i den totala upplevelsen.

Föredragsdokumentation kan ha många former

I många fall levereras dokumentationen i form av den PowerPoint-fil som föredragshållaren ändå framställer inför sin presentation. Då är det oftast bara att ladda upp presentationsfilen, så är det klart. (Men, som vi tidigare påpekat kommer inte konferensbesökarna att uppskatta om presentationen innehåller för mycket "säljsnack" och uppenbar "företagsreklam". Det är ju kunskapen och erfarenheten som deltagarna är ute efter, och det är naturligtvis också bra att få veta vilka personer och företag som besitter kunskap inom olika viktiga områden).

I en del fall krävs det kanske en extra insats för att producera en bra dokumentation och om tiden då är kort så är det rimligt att fundera över nyttan av att lämna dokumentation om sin presentation. Dokumentationen kan ju ändå inte förmedla allt det som man säger under presentationen. Det kan exempelvis vara fallet om man skulle använda overheadfolie för sin presentation eller om presentationen till stor del består av en demonstration av en mjukvara som inte kan göras publikt tillgänglig. I dessa fall rekommenderar vi starkt att en sammanfattning av de viktigaste budskapen produceras som en kort PowerPoint-fil eller som ett textdokument (gärna med illustrationer) i Word- eller pdf-format. Det är väl värt besväret att göra en sådan sammanställning och det kommer att uppskattas av dina åhörare.

Varför vill konferensdeltagarna ha tillgång till dokumentationen?

På den tiden dokumentationen levererades på papper så vet vi att det ofta var så att åhörarna gjorde små anteckningar i dokumentationen under föredragets gång. Sedan, under resan tillbaka hände det att man bläddrade igenom föredragen och "återupplevde" de intressanta föredragen för att sedan, när man kom hem, kunna berätta för sina kollegor vad som varit minnesvärt under Automationsdagarna.

På en del företag sker det en mer informell genomgång av intressanta föredrag, till exempel i samband med "en fika på verkstan" eller motsvarande. På andra företag kan en konferensbesökare få redogöra för intressanta delar av konferensbesöket i samband med ett grupp- eller avdelningsmöte.

I vilket fall utgör då konferensdokumentationen ett bra stöd för minnet. Det är ju ofta så att man under själva föredraget "kommer ihåg allt" och tycker att det är så självklart, men sedan när man är hemma behöver man ändå några stolpar att ta tag i för att minnet skall komma tillbaka.

Vissa föredrag kan ju dessutom vara sådana att man inte tänker på nyttan förrän långt senare, då något särskilt händer i verksamheten "Men visst var det någon på Automationsdagarna förra året som redogjorde för vad man skulle göra i just den här situationen, eller - vad man skulle tänka på vid just den här investeringen". "Men jag kommer inte på vilket företag han kom ifrån. Jag slår upp det i dokumentationen och slår henne en signal så kan vi få ett bättre resultat snabbare",

Sammanfattningsvis är dokumentationen bra för konferensdeltagaren för att...

• det hjälper en själv att komma ihåg de viktiga delarna av de erfarenheter man fått under konferensens föredrag
• det förenklar när man skall infomera kollegor och chefer om vad man lärt sig under Automationsdagarna
• det är bra för att i efterhand kunna hitta rätt på personer och företag som man inte visste att man behövde kontakta

Varför vill föreläsaren lämna ut en hyggligt bra dokumentation?

För leverantörsföretag och konsulter, men även för användarföretag och organisationer, är det naturligtvis bra att ge en bild av att såväl föredragshållaren som dess företag har bra och användbara kunskaper. I det sammanhanget skall man naturligtvis inte underskatta att många potentiella kunder inte bara uppskattar att kunskapsnivån är den rätta, utan också att företaget/personen kan dokumentera sitt uppdrag på ett bra sätt.

För användarföretag, men även för leverantörer och konsulter, är en positiv "exponering" på automationsdagarna ett användbart verktyg som kan förstärka bilden av företaget som ett kunskapsföretag vilket kan vara ett bra stöd vid nyrekryteringar.

Eftersom det alltid är utvecklande att dela med sig av sina erfarenheter till andra (det är nyttigt att behöva gå igenom och dokumentera vad man lärt sig, på ett sätt så att andra personer också förstår) så förmedlar företaget en bild av att det är ett progressivt företag som gärna ser att personalen utvecklas och vidareutvecklas inom sina kompetensområden.

En effektiv och bra dokumentation förstärker naturligtvis den positiva bild som ett bra och spännande föredrag ger av företaget och dess förmåga att verka på ett effektivt sätt.

Sammanfattningsvis ger en bra dokumentation (och ett bra föredrag) bl.a. följande fördelar för föredragshållaren och dennes företag...

• den publicerade dokumentationen förstärker bilden av företaget som ett kompetent företag inom sina specialområden (det är också bra vid rekrytering av nya medarbetare).
• med dokumentationen hjälp sprids kunskapen om företagets kompetens snabbare och säkrare inom konferensbesökarens eget företag
• dokumentationen kan tjäna som en påminnelse och en "annonspelare" för lång tid framöver och inom konferensbesökarens hela nätverk